Как правильно переехать в новый офис

Для людей, считающих офисный переезд легким и беззаботным занятием, у нас есть неприятная новость – в действительности это не так. Если не спланировать заранее все до мелочей, то переезд вскоре перерастет в беспорядок. Во избежание этого мы собрали советы и рекомендации, которые помогут избежать самых распространенных ошибок.

Итак, инструкция по офисному переезду.

Этап 1. Вначале необходимо детально спланировать всю процедуру переезда. Нужно заранее продумать, кто чем займется в будущей суете. Важно, чтобы для каждого члена коллектива было свое конкретное занятие, чтобы в день переезда он знал, что делать.

Этап 2. Далее рисуется подробная схема будущего офиса – месторасположение рабочих мест, мебели, всего необходимого.

Обратите внимание! Это необходимо для того, чтобы каждый сотрудник знал, где будет располагаться его кабинет, и каким образом он будет выглядеть.

Этап 3. Следующий этап – подготовка упаковочного материала. В целом, материал для упаковки в данном случае обычный. Это:

скотч;

веревка;

картонные коробки;

ножницы;

пенопласт;

полиэтиленовая пленка.

 

Как видим, перечень весьма короткий, а все необходимое можно приобрести в ближайшем строительном магазине.


Этап 4. Далее все сотрудники уведомляются (устно и в письменном виде), о точной дате переезда, а также о точном адресе нового офиса. Желательно обозначить карту проезда на автомобиле и общественном транспорте.

Этап 5. Проводится генеральная уборка, в ходе которой выбрасывается все ненужное или сломанное, документы, утратившие свою актуальность.

Этап 6. Затем назначаются люди, ответственные за перевозку. Эти люди и будут вашими «замами» в обозначенный день.

Этап 7. Работа распределяется по квалификации сотрудников. К примеру, упаковку компьютеров и прочего оборудования желательно доверить программистам, а швабру и прочий инвентарь для уборки – уборщице, соответственно.

Обратите внимание! При упаковке нужно начинать с меньших вещей и плавно двигаться к большим. Скажем, различные канцелярские принадлежности желательно упаковать в самом начале, а мебель, напротив, оставить «на десерт».

Этап 8. Документацию и самые ценные вещи необходимо перевезти еще до того, как начнется собственно переезд. В противном случае все ценные вещи, которые плохо лежат, могут попросту украсть.

Читайте также:  Ремонт дома - Установка металлических дверей своими руками


Этап 9. В целях безопасности и перестраховки переезд желательно запланировать на первую половину дня. В таком случае, даже если что-то пойдет неправильно, к вечеру будет время все исправить.

Этап 10. Если компания, которая займется перевозкой, не предусмотрела своих грузчиков, то следует позаботиться о них заранее – нанять их в другой организации. Но к этому можно и не прибегать, если в коллективе есть несколько крепких мужчин – в таком случае можно обойтись и без дополнительной помощи.

Обратите внимание! Также нужно договориться с администрацией зданий, чтобы в день переезда вам выделили свободный лифт и парковочные места.

И последний совет – непосредственно перед выездом осмотритесь, все ли вещи были загружены.